Authoriseren (Zakelijk)

Deze mogelijkheid is bedoeld voor bedrijven waar een bestelling boven een bepaald bedrag goedgekeurd moet worden. Het kan ook worden gebruikt wanneer slechts enkele personen in de organisatie de mogelijkheid hebben een betaling uit te voeren.

Om deze functionaliteit te kunnen gebruiken moet het bedrijf de mogelijkheid hebben op factuur te kunnen betalen (voor de meeste bedrijven is dit het geval). Meer informatie over Betalen op rekening.

De eerste persoon die een account aanmaakt voor het bedrijf is vanzelf de beheerder van het account van de organisatie. De beheerder kan vervolgens gebruikersaccounts aanmaken voor de rest van de organisatie en rechten toekennen (incl. Beheer rechten).

Aan elke gebruiker kan één of meerdere van de volgende functies worden toegekend:

  • Beheerder
  • Inkoper
  • Goedkeurder

De beheerder van het account heeft ook de rechten om aankopen te plaatsen en goed te keuren.

Voor elke gebruiker kan worden ingesteld:

  • De bestedingslimiet: de limiet per bestelling?
  • Het budget: het budget over een bepaalde periode (bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks)

Voorbeeld:

Een inkoper mag telkens voor maximaal 75 euro aankopen doen, maar mag maandelijks niet meer dan 500 euro besteden.

De beheerder stelt een bestedingslimiet van 75 euro en een maandelijks budget van 500 euro in.

De inkoper doet een aankoop van 60 euro en kiest voor betalen op rekening. Goedkeuring is niet nodig en de bestelling wordt geplaatst.

De inkoper doet later een aankoop van 80 euro en kiest betalen op rekening. Een mail voor goedkeuring wordt verzonden. Na goedkeuring wordt de bestelling meteen afgerond zonder dat de inkoper nog iets hoeft te doen.

Indien u vragen heeft of hulp nodig heeft, kunt u altijd contact opnemen met onze Klantenservice.

Plaats een bestelling zoals je normaal zou doen. In de volgende gevallen moet een bestelling worden goedgekeurd voordat deze wordt afgerond:

  • De bestelling overschrijdt de bestedingslimiet
  • De bestelling overschrijdt het ingestelde budget (bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks)

Voor overige bestellingen is geen goedkeuring vereist.

Bij geplaatste bestellingen die goedkeuring vereisen, wordt een e-mail verzonden aan alle mensen die de mogelijkheid hebben om de bestelling goed te keuren. Je ontvangt via e-mail een bericht wanneer de bestelling is goedgekeurd of afgewezen.

Na goedkeuring wordt de bestelling automatisch verzonden. Onder Lopende bestellingen in het gedeelte Mijn account zijn de details zichtbaar van de bestellingen die goedkeuring vereisen.

In de volgende gevallen moet een bestelling worden goedgekeurd voordat deze wordt afgerond:

  • De bestelling overschrijdt de bestedingslimiet
  • De bestelling overschrijdt het ingestelde budget (wekelijks of maandelijks)

Voor overige bestelling is geen goedkeuring vereist. Bij geplaatste bestellingen die goedkeuring vereisen, wordt een e-mail verzonden aan alle mensen die de mogelijkheid hebben om de bestelling goed te keuren.

Onder Bestellingen ter goedkeuring in het gedeelte Mijn account zijn de details zichtbaar van de bestellingen die goedkeuring vereisen. Daarbij wordt het resterende budget en de bestedingslimiet van de Inkoper aangegeven. Tevens vind je hier de mogelijkheid de bestelling in te zien en deze vervolgens goed te keuren of af te wijzen. In het geval van een afwijzing kunt u een reden aangeven voor de Inkoper.

De inkoper ontvangt via e-mail een bericht wanneer de bestelling is goedgekeurd of afgewezen (eventueel inclusief de opgegeven reden). Na goedkeuring wordt de bestelling automatisch verzonden.

Belangrijk: om gebruik te kunnen maken van authorisatie-mogelijkheden moet jouw bedrijf op rekening kunnen betalen. Meer informatie over Betalen op rekening.

De eerste persoon die een account aanmaakt voor het bedrijf is automatisch de beheerder van het account van de organisatie. De beheerder kan vervolgens gebruikersaccounts aanmaken voor de rest van de organisatie en rechten toekennen (inclusief Beheer rechten).

Onder Gebruikers in het gedeelte Mijn account vind je de mogelijkheid om gebruikers toe te voegen. Hierbij kan worden aangeven of de nieuwe gebruiker een Inkoper, Goedkeurder of Beheerder is.

De beheerder van het account heeft ook de rechten om aankopen te plaatsen en goed te keuren.

Voor elke gebruiker kan worden ingesteld:

  • De bestedingslimiet: de limiet per bestelling
  • Het budget: het budget over een bepaalde periode (bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks)

De toegevoegde gebruiker ontvangt via e-mail het verzoek een wachtwoord aan te maken.